I databeskyttelsesforordningen er det et krav, at den dataansvarlige inden indsamling af personoplysninger opfylder sin oplysningspligt over for de personer hvis oplysninger, man ønsker at indsamle.
Artikel 13 i databeskyttelsesforordningen indeholder de krav, der er til oplysningspligten, hvis man indsamler personoplysningerne direkte fra personerne, mens artikel 14 i databeskyttelsesforordningen omhandler oplysningspligten, hvis man indsamler personoplysningerne fra andre end dem selv, fx fra sociale medier eller lignende.
Alle medarbejdere ved Professionshøjskolen Absalon skal derfor sikre sig, at Absalon opfylder oplysningspligten, når der indsamles personoplysninger fra andre end hos personerne selv.
Hvis I selv indhenter personoplysningerne (ved at have direkte kontakt til den registrerede) skal den registrerede ifølge artikel 13 have følgende oplysninger i forbindelse med indsamlingen af personoplysningerne:
- identitet på og kontaktoplysninger for den dataansvarlige og dennes eventuelle repræsentant,
- kontaktoplysninger for en eventuel DPO,
- formålene med den behandling, som personoplysningerne skal bruges til, og retsgrundlaget for behandlingen,
- hvilke kategorier af oplysninger, der behandles
- eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne.
Derudover skal I oplyse den registrerede om følgende forhold for at sikre en rimelig og gennemsigtig behandling:
- det tidsrum, personoplysningerne vil blive opbevaret i,
- retten til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af de indsamlede personoplysninger, retten til at kræve behandlingen begrænset samt muligheden for dataportabilitet,
- retten til at trække et eventuelt samtykke tilbage,
- retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed,
- meddelelse om, at de pågældende personoplysninger er nødvendige for opfyldelse af en kontrakt med den registrerede og de eventuelle konsekvenser ved ikke at give oplysningerne.
Det følger af art. 14 i Persondataforordningen, at der gælder en række yderligere oplysningskrav, hvis oplysningerne kommer fra andre steder end den registrerede selv.
Hvis den registrerede er en medarbejder i Absalon, vil oplysningerne typisk blive givet i det tillæg til ansættelseskontrakten, som medarbejderen underskriver i forbindelse med ansættelsen.
