Formålet med denne information er at orientere dig om, hvilke oplysninger Professionshøjskolen Absalon registrerer og behandler i forbindelse med dit ansættelsesforhold samt på hvilken måde, oplysningerne behandles og hvilke rettigheder, du har i den sammenhæng.
Databeskyttelsesrådgiveren (DPO) for Professionshøjskolen Absalon er Morten Eeg Ejrnæs Nielsen.
Databeskyttelsesrådgiverens opgave er at føre tilsyn med, at Professionshøjskolen Absalons behandling af personoplysninger er lovlig. Læs mere om DPO's rolle og find kontaktoplysninger.
Professionshøjskolen Absalon er som dataansvarlig ansvarlig for alle personoplysninger, der indsamles, behandles og registreres om dig uanset om Absalon selv behandler data eller om Absalon anvender en eventuel underleverandør til behandlingen af oplysningerne.
Formålet med databehandlingen
Professionshøjskolen Absalon behandler personoplysninger om dig til brug for lønudbetaling og øvrig administration af dit ansættelsesforhold og de data, der generes som konsekvens af dine funktioner, f.eks. mailadresse, hjemmeside og mødereferater. Disse oplysninger behandles med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1, b og c og artikel 9.stk.2.b.
Typer af medarbejderoplysninger
Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks. mødereferater eller din mailadresse.
De typer af oplysninger, som Absalon har registreret om dig er oplysninger om: Navn, cpr.nr., adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage og eventuelt omsorgsdage, referater fra lønforhandlingssamtaler, statsborgerskab, sygefraværsdage, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering, parkeringstilladelser.
De typer af oplysninger, som Absalon f.eks. kan have registreret om dig i de tilfælde, hvor det er eller bliver relevant er: Publikationslister, barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, eventuel arbejdstidsregistrering, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, rådgivningsordninger, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto.
Videregivelse af personoplysninger
Professionshøjskolen Absalon videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.
Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT samt oplysninger om sygefravær, når der ansøges om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.e.
Absalon videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.c.
Dit cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil dog ikke blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten, medmindre du udtrykkeligt samtykker hertil. I så fald sker videregivelsen med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a.
Videregivelse af personoplysninger om dig til private virksomheder, vil kun finde sted med dit udtrykkelige samtykke. Det kan f.eks. være oplysninger i forbindelse med personlighedstests.
Absalon indhenter oplysninger fra dig selv, fra Folkeregistret og fra Skat.
Adgang til dine personaleoplysninger
På Professionshøjskolen Absalon vil følgende medarbejdergrupper have adgang til de personoplysninger, som HR behandler:
- HR medarbejdere og medarbejdere, der varetager personaleadministration
- Din ledelse
Følgende medarbejdere på Professionshøjskolen Absalon får tilsendt nødvendige oplysninger:
- Medarbejdere i Økonomi vedrørende lønoplysninger
- I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensyn til f.eks. samarbejdsaftaler, refusioner i forbindelse med EU projekter, Ministerier, Fonde og Politi.
- Tillidsrepræsentanten/den forhandlingsberettigede organisation
Ikke alle medarbejdergrupper har adgang til alle typer af personoplysninger. Jo mere følsomme oplysningerne er, jo færre medarbejdere har adgang. De medarbejdere, der har adgang, må kun se oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.
Arkivering og sletning
Så længe du fortsat er ansat på Professionshøjskolen Absalon gemmes oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold.
Hvis du fratræder og inden for en periode af 5 år genansættes, vil oplysninger fra din tidligere ansættelse ikke blive slettet.
Dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold bliver gemt i Professionshøjskolen Absalons IT-systemer.
De oplysninger, Absalon har registreret om dig som medarbejder, vil som hovedregel blive slettet 5 år efter, din ansættelse er ophørt og oplysningerne er afleveret til Statens Arkiver i det omfang, der er afleveringspligt til Statens Arkiver.
Det betyder, at du skal være særligt opmærksom på selv at gemme ansættelsesdokumenter og eventuelle andre dokumenter vedrørende din ansættelse, som du vurderer, at du måske kan få brug for på et senere tidspunkt, idet dokumenterne som udgangspunkt ikke vil kunne fremskaffes 5 år efter, du er fratrådt.
De oplysninger, der ikke vil blive slettet om dig 5 år efter du er fratrådt er:
- Oplysninger om en eventuel arbejdsskadesag/arbejdsulykke.
- Oplysninger af betydning for en verserende civil eller fagretlig eller kollektiv arbejdsretlig retssag/voldgiftssag, hvor ankefristen ikke er udløbet.
- Oplysninger om arbejde med kræftfremkaldende stoffer.
- Oplysninger til brug for eventuel senere udbetaling af tjenestemandspension.
Disse oplysninger vil først blive slettet, når der ikke længere er et retligt grundlag for fortsat opbevaring.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning i relation til oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Du skal rette din henvendelse til den HR-enhed, der administrerer dit ansættelsesforhold. Såfremt du er i tvivl om, hvilken enhed, du kan rette henvendelse til, kan du kontakte nærmeste leder herom.
- Indsigt
Du kan anmode om indsigt i de oplysninger, Absalon har registreret om dig i forhold til dit ansættelsesforhold. Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i alle oplysninger, Absalon har registreret vedrørende dig. Absalon skal imødekomme din anmodning om indsigt snarest og så vidt muligt inden for en måned. - Korrektion
Du har ret til at få rettet persondata om dig, som er faktuelt ukorrekte. - Sletning
Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for at opfylde behandlingsformålet, eller hvis det er ulovligt at behandle disse. Det bemærkes, at Absalons interesse i at dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold, ofte vil medfører, at oplysninger ikke slettes under din ansættelse. - Begrænsning
Professionshøjskolen Absalon har ikke ret til at behandle oplysninger, der ikke er nødvendige for administrationen af dit ansættelsesforhold. - Indsigelse
Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis du:- mener, at data behandles ulovligt
- har personlige grunde, der gør, at du ønsker at persondata ikke behandles og disse vejer tungere end Absalons formål med databehandlingen
- Mulighed for at klage til datatilsynet
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at Absalon behandler oplysninger om dit ansættelsesforhold ulovligt.
Portrætfoto
Professionshøjskolen Absalon ønsker at have fotos af medarbejderne på hjemmesiden. Du har ikke pligt til at acceptere at have dit foto på Absalons hjemmeside. Hvis du ikke ønsker at have dit foto på hjemmesiden, vil den beslutning ikke have ansættelsesretlige konsekvenser for dig.