Vi er glade for, at du har valgt at være aktiv i Studenterrådet på Absalon.
Vi har på siden her samlet diverse praktisk information og procedurer, som du kan have behov for i forbindelse med dette arbejde.
Kort sagt diverse ’hvad gør jeg når…’. Måske har du behov for en kørselsrefusion, EAN-nummeret til SR-betalinger, de officielle SR vedtægter eller andet. Det har vi forsøgt at samle til dig her.
Da alle campusser til dels er forskellige, er det svært at have en helt klar præsentation, men ved kontakt til Central SR kan slides eller præsentationer udarbejdes, samt man kan bede Central SR om at komme ud og være med.
Facility service har printe facilitet til udprintning af større plakater samt viden om ophængning.
Kig på Absalons hjemmeside for at finde kontakten på jeres campus specifikke Facility service kontaktperson eller send dem en mail på facilityservice@pha.dk. Du kan også kontakte Trine Herold Rasmussen tlf. 72482272/ thr@pha.dk hvis du har spørgsmål.
Først skal selve ideerne omkring arrangementet konkretiseres, derefter skal man drøfte ideen med Facility Service på campus og ved et større event også det centrale Facility Service. Herefter skal der ses på, hvilke indkøb der skal foretages, og derefter laves et overslagsbudget, som man sender til den campusansvarlige og til Trine Herold Rasmussen i Facility service. I mange tilfælde vil en mindre brugerbetaling være nødvendig. Til sidst offentliggøres og markedsføres arrangementet. Dette kan gøres over SR-Facebook, på studienettet, via ophængte plakater eller jeres helt egen gode ide, og endda gerne alle kanaler på samme tid.
Ved mangel på gode ideer, kan SR´s drejebøger tages i brug eller tag kontakt til det centrale SR.
Før en fest, specielt hvis der er alkohol involveret, skal Facility service underrettes i forhold til lokaler, alarmer og rengøring. Du skal også huske, at SR ikke må understøtte køb af alkohol på nogen måder, dette skal foretages af fredagsbaren på campus. Derudover er det vigtigt at undersøge behovet for ædru-vagter eller lignende. Ved tvivl spørg centrale SR som kan hjælpe jer videre. Ved bespisning skal I kontakte jeres kantineleder.
Central SR består af to personer: En formand og en næstformand.
Begge er altid kontaktbare, og der opfordres til god og gerne hyppig kontakt med dem begge.
Helt specifikt kan central SR hjælpe med ting som:
I Absalon regi er der en række gode og nyttige afdelinger, man skal kende til:
Hvordan bliver et SR-midlerne normalt brugt?
SR-midlerne bliver brugt ved at det lokale SR laver/støtter events, og eller indkøber genstande de mener, skal bruges til at fremme studielivet og det sociale miljø.
Hvordan bruger vi dem?
Puljen af midler hos de lokale SR bruges ved
OBS. Campusledelsen skal være bekendt med disse udgifter. Helt konkret foregår det ved, at Studenterrådet aftaler med den lokale Campusledelse/Campusansvarlige omkring brug af de lokale studenterrådsmidler.
Når I har besluttet, hvad I vil bruge midlerne til, sender I en ansøgning til Campusledelsen/Campusansvarlig med cc. til Trine Herold Rasmussen, thr@pha.dk. Når Campusledelsen har godkendt ansøgningen, kan aktiviteten iværksættes.
BEMÆRK
Ved tvivl kan central SR eller Trine Herold Rasmussen altid kontaktes.
Hvad er retningslinjerne ift. at søge penge hos central SR?
Hvis budgettet ikke rækker grundet en masse gode initiativer og events, kan man søge penge i den centrale pulje i SR. Dette gøres ved at skrive til central SR med en kort forklaring på, hvorfor budgettet ikke holder, og hvilken positiv effekt, de ekstra midler vil give. Generelt er der ingen ramme for størrelsen af de ekstra midler, dog skal man altid vedlægge et overslag over den samlede udgift.
Køb på vegne af Absalon
Når du handler på Absalons konto er du fri for selv at ligge penge ud.
Absalon har konto hos bl.a. IKEA, Dagrofa, Harald Nyborg og flere andre steder.
Kontakt Trine Herold Rasmussen, thr@pha.dk/72482272 for nærmere oplysninger.
Det er vigtigt, at der som reference oplyses, hvilket studenterråd fakturaen vedrører samt navnet på den, som har foretaget købet.
Køb via faktura
De fleste supermarkeder, cafeer og andre steder er villige til at sende en faktura til Absalon, så I ikke selv skal lægge penge ud. Fakturaen skal sendes til Absalons EAN nr. 5798 000 554 504.
Det er vigtigt, at der som reference oplyses, hvilket studenterråd fakturaen vedrører samt navnet på den, som har foretaget købet.
I forbindelse med køb via faktura skal du muligvis også oplyse Absalons CVR nr. som er 30874323
Hvad gør jeg, når jeg skal have refunderet udlæg?
For at kunne få refunderet penge, som du har lagt ud, skal du udfylde en udlægsblanket. For at kunne dokumentere udgiften skal du sammen med udlægsblanketten aflevere kvittering for udgifter (f.eks. togbillet, bon fra supermarked eller lignende). Har man udgifter via Rejsekort eller DSBs billetapp, er det ok med et screenshot.
Har du brugt din egen bil i forbindelse med kørsel skal du følge vejledningen i kørselrefusionblanketten, øverst i højre hjørne af denne side.
Kontakt den lokale Kantineleder eller Trine Herold Rasmussen´, thr@pha.dk for bestilling af forplejning.
De lokale råd har selv rådighed til at vælge hvilken events eller andet, som der skal bruges midler på, dog skal midlerne bruges til at fremme studielivet på campus, tværfaglige tiltag og det sociale miljø. Dvs. at SR som udgangspunkt ikke støtter et monofagligt event.
OBS: En række genstande må ikke finansieres via SR midler fx alkohol, gavekort eller kontante præmier.
Hvem skal vi gå til for at få tilladelse til et event?
Alt efter størrelsen på eventet, skal Facility samt lokationsledelsen have besked og give tilladelse. Ved tvivl eller udfordringer kan Centrale SR kontaktes og yde støtte.
Nytårskur
Nytårskuren er en samling af alle formænd samt næstformand i både de lokale SR samt det centrale SR.
Denne samling fungerer som planlæggende for det kommende år, både ved centrale events og lokale events. Mødet er over to dage, og involverer en overnatning samt måltider.
Møder i formandskabs gruppen
Central SR indkalder til møder med den samlede formandskabsgruppe. Denne gruppe består af formænd samt næstformænd hos alle de lokale SR samt central SR. Til disse møder er der sparring med hinanden, samt arbejdes der på eventuelle problemstillinger som de lokale SR kan have med og eller informationer videndeles og sparres omkring. Vi mødes ca. en gang om måneden.
Årsmøde
Årsmødet er et årligt møde, hvor alle studerende i Absalon kan deltage. Det fungere som den højeste myndighed i SR, og det er også her det central formandskab vælges for en periode på 1 år. Udover dette fremlægges budgetter, som skal godkendes og eventuelle vedtægtsændringer kan laves.
Hvor tit holder man møde?
Der findes ingen regler for, hvor ofte man holder møder, men normen ligger på et møde per måned, her inviterer man ofte kantineleder og Facility og fredagsbar med, således at man i fællesskab kan gennemgå kommende arrangementer samt evaluere tidligere arrangementer.
Hvem er med til møderne?
ed møderne er de lokale SR medlemmer, muligvis interesseret studerende, meget gerne en person fra Facility samt en fra kantinen, og sidst men ikke mindst kan det centrale SR også deltage hvis det lokale SR ønsker dette.
Dagsorden til møder Dagsorden bliver normalt udarbejdet af Formanden for det lokale SR, og det indeholder typisk:
Ved alle events samt møder hos det lokale eller centrale SR, bliver et excel ark eller word dokument udfyldt. Dette skal indeholde:
Drejebøger over events
Ved udarbejdelsen af et nyt event, kan lokal SR hjælpe hinanden igennem via drejebøger. Disse indeholder hvilket type event, hvilken budgettering der er foretaget, udfordringer man skal tage hensyn til samt en kort vurdering af eventet som helhed.
Ved studiestart har SR fået plads til at fortælle om sig selv og organisationens arbejde samt skabe et event med de nye studerende. Dette fremmer både studielivet for de nye studerende, samt fremmer optaget i SR hos den næste generation af studerende.
Det lokale SR er de råd, som varetager de studerendes ønsker på deres respektive campus.
De står for events samt mindre happenings på campus og er med til at drive det gode studieliv.
Det centrale SR, står for de administrative opgaver, budget, møder med ledelse (med ønsker/ problemer eller andet fra de lokale SR) samt er siddende i SFUC for politisk indflydelse.
SR har flere de samarbejder med heriblandt fagforeninger som LL, PLS, DLS, og SL, andre SR hos andre professionshøjskoler omkring i landet samt vi er med i SFUC.
Har du spørgsmål til økonomi, budget, udlæg eller andet så kontakt:
