FAQ

Når ideerne omkring selve arrangementet er konkretiseret, skal man drøfte ideen med Facility Service på campus.
Ved et større event skal det også forbi det centrale Facility Service. Herefter skal der ses på, hvilke indkøb der skal foretages, og derefter laves et overslagsbudget, som man sender til den campusansvarlige og til Trine Herold Rasmussen i Facility service. I mange tilfælde vil en mindre brugerbetaling være nødvendig. Til sidst offentliggøres og markedsføres arrangementet. Dette kan gøres over SR-Facebook, på studienettet, via ophængte plakater eller jeres helt egen gode ide, og endda gerne alle kanaler på samme tid. 

Ved mangel på gode ideer, kan SR´s drejebøger tages i brug eller tag kontakt til det centrale SR, eller Louise, Studielivskoordinator. 

Før en fest, specielt hvis der er alkohol involveret, skal Facility service underrettes i forhold til lokaler, alarmer og rengøring. Du skal også huske, at SR ikke må understøtte køb af alkohol på nogen måder, dette skal foretages af fredagsbaren på campus. Derudover er det vigtigt at undersøge behovet for ædru-vagter eller lignende. Ved tvivl spørg centrale SR som kan hjælpe jer videre. Ved bespisning skal I kontakte jeres kantineleder.

I Absalon regi er der en række gode og nyttige afdelinger, man skal kende til: 

• Facility service: med hensyn til bygninger, enten med bordopsætninger, pyntning, lokaler, rengøring plakater eller meget andet.
• Kantine: Med klargøring af kaffe, kage. Specielt mad, eller noget helt andet.
• Lokationens ledelse på campus, enten centerleder eller uddannelsesleder, ved planlægning af events ud fra skemaer, forståelse for regler på campus m.m.
• Regnskabet bliver holdt af Studielivskoordinator Louise Dyhre Helles tlf. 7248 1166/ lodh@pha.dk, som altid spørges om hjælp til budget eller brug af økonomiske midler.  
• SR faste kontaktperson er også Louise Dyhre Helles tlf. 7248 1166/ lodh@pha.dk. Hun kan hjælpe med administrativ hjælp, sørger for planlægning af kvartalsmøderne mellem centrale SR og direktionen m.m. 
• Direktionen: SR har tilknyttet en direktør, som man også er velkommen til at kontakte direkte. Det er Sami Boutaiba 7248 1204 sabo@pha.dk 

Hvordan bliver et SR-midlerne normalt brugt?

SR-midlerne bliver brugt ved at det lokale SR laver/støtter events, og eller indkøber genstande de mener, skal bruges til at fremme studielivet og det sociale miljø.

Hvordan bruger vi dem?
Puljen af midler hos de lokale SR bruges ved

• Man ved køb af en vare beder om at fakturaen sendes til Absalons EAN nr. 5798 000 554 504 – se mere under Køb via faktura 
  
• Man selv betaler og derved har et udlæg – se mere under Hvad gør jeg, når jeg skal have refunderet udlæg?  

OBS. Campusledelsen skal være bekendt med disse udgifter. Helt konkret foregår det ved, at Studenterrådet aftaler med den lokale Campusledelse/Campusansvarlige omkring brug af de lokale studenterrådsmidler. 
Når I har besluttet, hvad I vil bruge midlerne til, sender I en ansøgning til Campusledelsen/Campusansvarlig med cc. til Louise Dyhre Helles, lodh@pha.dk. Når Campusledelsen har godkendt ansøgningen, kan aktiviteten iværksættes. 

BEMÆRK

• Absalon må som udgangspunkt ikke betale for en vare eller en ydelse, før den er modtaget.
• Der må ikke gives gaver til studerende i form af gavekort, idet gavekort sidestilles med kontanter, som er skattepligtige.
•   Absalon må ikke støtte den lokale fredagsbar, foreninger og lignende med kontante beløb.

Ved tvivl kan central SR eller Louise Dyhre Helles altid kontaktes.

Hvad er retningslinjerne ift. at søge penge hos central SR?
Hvis budgettet ikke rækker grundet en masse gode initiativer og events, kan man søge penge i den centrale pulje i SR. Dette gøres ved at skrive til central SR med en kort forklaring på, hvorfor budgettet ikke holder, og hvilken positiv effekt, de ekstra midler vil give. Generelt er der ingen ramme for størrelsen af de ekstra midler, dog skal man altid vedlægge et overslag over den samlede udgift. 

Køb på vegne af Absalon
Når du handler på Absalons konto er du fri for selv at ligge penge ud.
Absalon har konto hos bl.a. IKEA, Dagrofa, Harald Nyborg og flere andre steder. 
Kontakt Trine Herold Rasmussen, thr@pha.dk/72482272 for nærmere oplysninger.

Det er vigtigt, at der som reference oplyses, hvilket studenterråd fakturaen vedrører samt navnet på den, som har foretaget købet. 

Køb via faktura
De fleste supermarkeder, cafeer og andre steder er villige til at sende en faktura til Absalon, så I ikke selv skal lægge penge ud. Fakturaen skal sendes til Absalons EAN nr. 5798 000 554 504. 

Det er vigtigt, at der som reference oplyses, hvilket studenterråd fakturaen vedrører samt navnet på den, som har foretaget købet. 

I forbindelse med køb via faktura skal du muligvis også oplyse Absalons CVR nr. som er 30874323

Hvad gør jeg, når jeg skal have refunderet udlæg?  
For at kunne få refunderet penge, som du har lagt ud, skal du udfylde en udlægsblanket. For at kunne dokumentere udgiften skal du sammen med udlægsblanketten aflevere kvittering for udgifter (f.eks. togbillet, bon fra supermarked eller lignende). Har man udgifter via Rejsekort eller DSBs billetapp, er det ok med et screenshot. 

Har du brugt din egen bil i forbindelse med kørsel skal du følge vejledningen i kørselrefusionblanketten, øverst i højre hjørne af denne side. 

Kontakt den lokale Kantineleder eller Louise Dyhre Helles´, lodh@pha.dk for bestilling af forplejning.

De lokale råd har selv rådighed til at vælge hvilken events eller andet, som der skal bruges midler på, dog skal midlerne bruges til at fremme studielivet på campus, tværfaglige tiltag og det sociale miljø. Dvs. at SR som udgangspunkt ikke støtter et monofagligt event.

OBS: En række genstande må ikke finansieres via SR midler fx alkohol, gavekort eller kontante præmier.

Ved studiestart har SR fået plads til at fortælle om sig selv og organisationens arbejde samt skabe et event med de nye studerende. Dette fremmer både studielivet for de nye studerende, samt fremmer optaget i SR hos den næste generation af studerende.

SR har flere de samarbejder med heriblandt fagforeninger som LL, PLS, DLS, og SL, andre SR hos andre professionshøjskoler omkring i landet samt vi er med i OPS.