I forbindelse med praktikforløb vil der være situationer, hvor undervisere og vejledere har brug for at dele information om en studerende. Denne vejledning vil kort ridse mulighederne op.
Kort fortalt skal man begrænse overførsel af personoplysninger mellem to parter til et absolut minimum. Det er med andre ord ikke et spørgsmål om hvad det kunne være rart at vide (nice-to-know), men i højere grad et spørgsmål om, hvad kan man nøjes med at vide noget om (need-to-know).
Et eksempel: Er overførsel af CPR-oplysninger på en studerende et egentligt krav eller "blot" en praktisk oplysning for praktikstedet? Kunne man f.eks. nøjes med at oplyse om navn, studie og fødselsdato?
Det samme gør sig gældende om øvrige personoplysninger. Er det et krav, at disse oplysninger bliver delt med praktikstedet eller er det en god praktisk oplysning?
Et eksempel: Har praktikstedet brug for at vide (læs: krav på at vide), hvorfor en studerende er på orlov, er forhindret eller har fået dispensation til en studieforlængelse? Hvis ikke der er et lovformeligt krav, så skal disse oplysninger ikke deles med praktikstedet.
Er der imidlertid en gyldig grund til at overføre personoplysninger til praktikstedet, så skal man overveje, hvordan oplysningerne overføres.
Absalon benytter sig af Praktikportalen til at samle al dialog mellem Absalon, praktikstedet og den studerende, og dette system er vurderet sikker til behandling af fortrolige og følsomme personoplysninger.
Eksempel: Har praktikstedet grundet lovkrav brug for at trække en børneattest på praktikanten inden vedkommende starter, så kan CPR-oplysningen deles med praktikstedet. CPR-oplysningen kan i så fald lægges ind på praktikportalen.
Bemærk: Email kan ikke anvendes til at sende fortrolige og/eller følsomme oplysninger fra Absalon til en ekstern partner, idet Absalon ikke kan garantere 100% kryptering mellem afsender og modtager.
Hvis email er den eneste anvendelige metode til at sende oplysninger (læs: der er f.eks. ikke adgang til Praktikportalen), så skal man sikre, at oplysningerne sendes via sikker e-post - det er et krav, at modtageren kan modtage sikker e-post.
Kontakt eventuelt Absalon helpdesk (helpdesk@pha.dk) og hør mere om, hvordan du som Absalon-medarbejder kan sende information vha. sikker e-post.