Sådan behandler vi dine persondata

Studerende, kursist og konferencedeltager ved Absalon:

Som studerende, kursist eller konferencedeltager ved Professionshøjskolen Absalon vil du opleve, at vi behandler dine personoplysninger som led i vores uddannelses- og kursusadministration jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

F.eks. behandler vi dine oplysninger, når vi udarbejder deltagerlister, når vi tjekker din studiefremdrift og dit studieforløb, og når vi kvalitetssikrer din uddannelse. Som offentlig myndighed er vi derudover underlagt samarbejde med Danmarks Statistik, og bidrager endvidere med data til forskningsprojekter.

Ved bekendtgørelsesbelagte ydelser (grunduddannelser, akademimoduler, diplommoduler, fagspecifikke kurser og enkeltfag) er Professionshøjskolen Absalon forpligtet til at indhente dine CPR-oplysninger. Dette gælder ligeledes ved de aktiviteter, hvor du skal kunne tilgå Absalons systemer.

Absalon behandler og gemmer dine oplysninger i op til tre måneder efter dit studieforløb er afsluttet. I henhold til bogføringsloven gemmes eventuelle betalingsoplysninger i fem år. Ydermere vil oplysninger, der vedrører prøver, blive gemt i 30 år med henblik på at kunne genskabe modul- og uddannelsesbeviser, jf. bekendtgørelse om prøver i erhvervsrettede videregående uddannelser.

Absalon sletter dine oplysninger i takt med, at der ikke længere er et juridisk formål med at behandle eller gemme dine oplysninger.

Datansvarlig

Absalon er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Professionshøjskolen Absalon
Slagelsevej 7, 4180 Sorø
CVR-nr. 30 87 43 23
Tlf. (+45) 72 48 10 00

Databeskyttelsesrådgiver

Har du spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger, kan du kontakte vores DPO.

Databeskyttelsesrådgiver
Morten Eeg Ejrnæs Nielsen, gdpr@pha.dk
Slagelsevej 7, 4180 Sorø
Tlf. (+45) 93 51 13 80

Personoplysninger

Vi registrerer bl.a. dit navn, CPR-nummer, privatadresse, private telefonnummer og e-mail, og for studerende på Efter- og Videreuddannelser også arbejdsgiveroplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger som led i vores uddannelses- og kursusadministration.

Når du ikke længere er studerende hos os, opbevarer vi dine personoplysninger med henblik på at kunne genskabe et eksamensbevis.

Særligt for kursister og konferencedeltagere: Vi behandler dit navn, stillingsbetegnelse, e-mail, arbejdssted, privatadresse og privat telefonnummer. Såfremt du selv skal betale for dit kursus eller konference, og vi derfor har brug for at sende dig en faktura, registrerer vi også dit CPR- nummer.

Videregivelse

Det kan være nødvendigt at videregive personoplysningerne til andre, f.eks. praktiksted og Undervisnings- og Forskningsministeriet i forbindelse med opkrævning af taxameter eller i forbindelse med indhentning af tilskud til aktiviteten.

Vi sender dine personoplysninger til andre firmaer, f.eks. UNI-login (STIL), SkoleTube og itslearning. Det sker dels for at give dig adgang til de undervisningsplatforme, vi anvender i undervisningen, samt sørge for at du får de rigtige undervisningsmaterialer og kan gennemføre eksaminer, modtage SU osv.

Få oplyst den fulde liste ved at kontakte os på gdpr@pha.dk.

STIL-Styrelsen for IT og Læring –opbevarer dine oplysninger efterfølgende og kan anvende dem til statistiske og forskningsmæssige formål.

Læs mere om opbevaring af data hos STIL.

I henhold til gældende lovgivning videregiver vi dine personoplysninger til politi, SSP- samarbejde, UU eller andre offentlige myndigheder - efter konkret anmodning. Hvis der ikke er lovhjemmel til videregivelse af informationen, beder vi myndigheden om dit specifikke samtykke.

Adgang til elektroniske systemer

På Absalon anvender vi en række elektroniske systemer, som du har adgang til med login og password. Disse systemer må kun anvendes til studierelaterede formål. Du må ikke videregive dit login og/eller password til andre. Anvendelse af andres login og password er ulovligt og kan medføre bortvisning.

Absalons digitale læringsplatform

Når du benytter dig af Absalons digitale lærings- platform, registrerer vi dit navn, e-mail og studienummer. Disse persondata forbliver i Absalons systemer, så længe du er studerende ved Absalon, hvorefter data slettes efter 180 dage.

Når du går på Internettet

Internetsider, som du besøger, bliver automatisk registreret på din PC. Ingen andre end dig selv kan se filerne. Logningen bliver overskrevet med tiden, eller du kan selv slette den. Du kan også indstille din browser til at slette din log automatisk, når du er færdig med at bruge browseren.

Når du er på itslearning

Når du logger på itslearning, registreres brugernavn og tidspunkt for login. Denne log overskrives med tiden og slettes efter 365 dage.

Når du sender/modtager e-mails (Outlook)

Vi logger de e-mails, der bliver sendt til og fra din studie-e-mailadresse, på Absalons mail-server. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, hvem den er sendt til, hvornår e-mailen er sendt og modtaget, samt e-mailens emnefelt, indhold og vedhæftede filer. Dine e-mail oplysninger slettes automatisk 180 dage efter endt/ophørt uddannelse.

Når du bruger kalendersystemet (Outlook)

Indholdet af din kalender er ikke synligt for andre i Absalon. Registreringerne i din kalender gemmes, så længe du er tilknyttet Absalon, hvis du ikke selv ændrer eller sletter dem. Alle oplysninger slettes ligesom dine e-mails automatisk 180 dage efter endt/ophørt uddannelse.

Når du låner bøger på vores bibliotek

Når du låner en bog eller andet materiale på Absalons bibliotek, registreres det elektronisk i bibliotekssystemet, at det er dig, der har lånt bogen, og hvornår. Alle medarbejdere og studerende kan gå ind i systemet for at se, om en bestemt bog er lånt ud, men kun bibliotekets personale kan se til hvem. Persondata om dig bliver slettet, når du ophører med at være studerende, og dine forpligtelser i forhold til biblioteket er bragt i orden.

Når du er i dialog med Uddannelsesservice

Uddannelsesservice opretter elektroniske sagsmapper med dine persondata i et journaliseringssystem (for så vidt angår studerende på grunduddannelser og Efter- og Videreuddannelse). Mapperne indeholder blandt andet data vedrørende prøver, SU, studieforløb, praktik, fravær og afbrud. Det er udelukkende medarbejdere i Uddannelsesservice, der har adgang til systemet.

Når du bruger dit studiekort (gælder studerende på grunduddannelser)

Ved studiestart får du printet et studiekort med personlige oplysninger (blandt andet navn, fødselsdato, studienummer samt dato for uddannelsens ophør) og portrætbillede. Du tager billedet til studiekortet i en af vores fotobokse på de forskellige campusser.

Når du godkender dit billede, giver du samtidig samtykke til, at Absalon opbevarer dit billede elektronisk, mens du er studerende hos os.

Kortet giver adgang til vores bygninger, printere og bruges som identifikation, når du befinder dig på campus uden for åbningstid. Vores adgangskontrol- system logger brugen af kortet i vores bygninger. Vi bruger kun disse oplysninger i sjældne tilfælde, som f.eks. ved indbrud.

Videoovervågning

Absalon har videoovervågning ved blandt andet gangarealer, kantiner og åbne miljøer. Absalon skilter med videoovervågning ved indgangs- partierne. Videoovervågningen foretages i kriminalitetsforebyggende øjemed og tilgås kun, hvis der er særlig grund til dette, som f.eks. ved opklaring af kriminelle forhold. Videooptagelserne slettes automatisk efter 10 dage.

Når du deltager i eksterne finansierede projekter

I forbindelse med f.eks. eksternt finansierede studie- og projektaktiviteter registrerer vi relevante personoplysninger. Oplysningerne arkiveres i en periode på mellem 5 og 15 år afhængig af projekttype og lovgrundlag.

Andre digitale systemer

Ud over de ovenstående digitale systemer registrerer vi blandt andet almindelige oplysninger som f.eks. navn og e-mail, når du er i dialog med Absalons undervisere, Digital og Facility Service. Data slettes automatisk efter endt/ophørt uddannelse.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring–med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine person- oplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dinepersonoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.