Del
English

Online mundtlig prøve på Absalon via Zoom

Opdateret 04-01-2022.

See English below.

Retningslinjer til studerende

Alle prøver i den kommende prøveperiode afholdes digitalt - på nær kritiske aktiviteter, hvor der kræves særlige faciliteter og fysisk tilstedeværelse samt de afsluttende prøver. Eventuelle ændringer vil kunne ses i Wiseflow samt i skema. 


Ved online prøver benytter Absalon systemet Zoom. Systemet er brugervenligt, stabilt og sikkert, og var også den foretrukne løsning ved den virtuelle undervisning i foråret 2020.

Som udgangspunkt er reglerne de samme, uanset om din mundtlige prøve afholdes via Zoom eller som en almindelig mundtlig prøve på Absalon. Men der er alligevel et par forskelle og særlige opmærksomhedspunkter, når din mundtlige prøve afholdes via Zoom.

Sådan deltager du i en mundtlig prøve via Zoom

Dette er en ganske særlig situation, hvilket der også tages højde for, men når din mundtlige prøve skal afholdes via Zoom, er du som udgangspunkt selv er ansvarlig for, at have forberedt dit udstyr (internet, computer osv.) til at prøven kan gennemføres.

Du deltager i Zoom-prøven via computer.

For at prøven kan gennemføres tilfredsstillende, skal eksaminator og censor både kunne se og høre dig. Derfor skal du have:

  • Computer med indbygget webcam/eksternt webcam.
  • En god stabil internetforbindelse.

Vi anbefaler desuden (men det er ikke et krav), at du har hovedtelefoner eller headset, så lydkvaliteten bliver bedst mulig.

Link til Zoom-prøven

Absalons Uddannelsesservice opretter links for online mundtlige prøver. Du finder det under “Generelt materiale” i WISEflow.

Vi anbefaler at du installerer og bruger Zoom-app’en til PC/Mac/Chromebook, når du skal deltage i en online mundtlig prøve.
Se her hvordan: “Brug Zoom i forbindelse med online mundtlig prøve(for studerende)”

Test af udstyr før prøven

Du bør mindst to hverdage før prøven teste din lyd og dit billede i Zoom via http://zoomtest.pha.dk. Hvis du har problemer med at få lyd og billede på, kan du kontakte Absalons helpdesk (helpdesk@pha.dk). Derudover tilbyder Digital online support på Zoom til eksaminatorer, censorer og studerende - se mere under vejledninger.

Prøven

På prøvedagen skal du gøre dig klar i god tid, inden prøven starter. Følg vejledningen: “Brug Zoom i forbindelse med online mundtlig eksamen (for studerende)”

Bemærk:

  • Der kan være forsinkelser i forbindelse med mundtlige prøver. Du kan derfor opleve at skulle vente i et “venteværelse” inden du lukkes ind til prøven.
  • Du skal kunne legitimere dig til prøven - det gør du ved at vise kørekort/pas eller anden billedlegitimation, f.eks. dit studiekort, via webcam.
  • Du skal være bekendt med nødproceduren (nødproceduren er beskrevet i vejledningen og nederst i dette dokument). Du skal derfor i starten af prøven notere det møde-ID, som eksaminator og censor oplyser dig om.
Zoom møde-ID i øverste venstre hjørne
  • Du skal sidde alene i et stille lokale og med en god belysning. Du kan med fordel sidde med front eller siden til et vindue - undgå at sidde med ryggen til et vindue, da det kan have dårlig indflydelse på lyset.
    Ved gruppeprøver kan flere studerende sidde i samme lokale. Sidder man flere sammen med hver sin computer, skal alle anvende headset for at undgå problemer med lydkvaliteten.
  • Af hensyn til nødproceduren skal du, inden prøven starter, sende evt. Powerpoint eller anden præsentationsmateriale til eksaminator via mail.

Når du, eksaminator og censor alle deltager i Zoom-prøven, foregår prøven som en traditionel mundtlig prøve.

Mens eksaminator og censor til sidst i prøven voterer, bliver du midlertidigt sendt ud i venteværelset. Når din bedømmelse er klar, bliver du kaldt tilbage i Zoom-prøven igen.

Når prøve, votering og tilbagemelding er overstået, bliver du sendt ud i venteværelset igen og du kan lukke Zoom.

Din prøve er ikke offentlig

Almindelige mundtlige prøver er offentlige, hvilket betyder, at du normalt må invitere dine venner eller andre med ind og overvære prøven. For at undgå mistanke om snyd, fraviges dette ved Zoom-prøver. Under prøven må der derfor ikke være andre end dig selv til stede i lokalet hvor du sidder. Du må forvente, at du kan blive bedt om ”vise lokalet frem”, således at censor og eksaminator kan kontrollere dette.

Optagelse af prøven

Det er ikke tilladt at optage prøven eller tilbagemeldingen i forbindelse med bedømmelsen. Hvis der opstår mistanke om, at du optager prøven, vil prøven blive afbrudt, og du vil have brugt et prøveforsøg. Du vil endvidere få en advarsel om, at du kan bortvises fra Absalon i gentagelsestilfælde.

Mistanke om snyd

Hvis der under prøven opstår mistanke om snyd, f.eks. hvis du kommunikerer mundtligt eller skriftligt med andre under prøven, vil prøven blive afbrudt, og du vil have brugt et prøveforsøg.

Under skærpende omstændigheder kan du bortvises fra Absalon i en kortere eller længere periode. Afbrydes prøven, har du brugt et prøveforsøg.

Afbrydelse eller fortsættelse af prøven ved tekniske problemer

Det er vigtigt, at du gør, hvad du kan, for at prøven kan gennemføres uden problemer.

Hvis prøven af tekniske årsager afbrydes, og det ikke lykkes hurtigt at genetablere forbindelsen, skal du følge nødproceduren uden unødigt ophold. Du skal altså følge nødproceduren ved enhver form for teknisk nedbrud.

Eksaminator og censor skal beslutte om prøven kan fortsætte som nødprocedure, eller om prøven udsættes eller afbrydes:

Hvis prøven fortsætter som nødprocedure (beskrevet nederst i dette dokument):
  • Prøven fortsættes i Zoom som nødprocedure, hvor du ringer ind til nødnummeret (+45 89 88 37 88) og har angivet møde-ID’et.
    Eksaminator og censor er fortsat tilsluttet med lyd og billede. Du deltager nu kun med lyd.
Hvis prøven udsættes til et senere tidspunkt samme dag:
  • Prøven udsættes, indtil de øvrige studerende har været eksamineret den pågældende dag, som hvis du var kommet for sent til en almindelig mundtlig prøve.
Hvis prøven afbrydes:
  • Hvis eksaminator og censor vurderer, at prøven ikke kan fortsætte som nødprocedure, eller at prøven af andre tekniske årsager ikke kan fortsætte, må prøven annulleres.
    Du har ikke brugt et prøveforsøg.
  • Prøven afbrydes, f.eks. hvis der er tale om langvarig eller gentagne nedbrud, som forstyrrer prøvens afvikling i så væsentlig grad, at det ikke er muligt at foretage en korrekt bedømmelse.
    Du har ikke brugt et prøveforsøg.

Du vil blive informeret om den beslutning, der træffes.

Hvis du er uenig i den beslutning, der træffes, kan du på sædvanlig vis indgive en klage.

Hvis forbindelsen afbrydes som følge af landsdækkende nedbrud, annulleres prøven, og du har ikke brugt et prøveforsøg.

Nødprocedure for online mundtlig prøve

  1. Ring op til : +45 89 88 37 88
  2. Indtast mødekoden (kun tal), som du har noteret sammen med eksaminator ved prøvens start, fortsæt ved at trykke på '#’’
  3. Tryk på ‘#’ for at springe ’Participant ID’ over.
  4. Du deltager nu i prøven via din telefon, og kan deltage med lyd.

Support

Hvis du har tekniske problemer eller spørgsmål, f.eks. i forbindelse med installation af Zoom, eller den tekniske afvikling af prøven, kan du henvende dig til Absalon DIGITAL helpdesk mandag – fredag kl. 08:00 – 15.00 (helpdesk@pha.dk eller 72 48 11 11).

Online oral exams at Absalon via Zoom

Guidelines for students

For online exams, Absalon uses the Zoom system. The system is user-friendly, stable and secure, and was the preferred solution for the virtual teaching in the spring of 2020.

The rules are basically the same whether your oral exam is held via Zoom or as a normal oral exam at Absalon. However, there are still a few differences and special points of attention when your oral exam is held via Zoom.

This is how you participate in an oral exam via Zoom

This is a very special situation, which is also taken into account, but when your oral exam is to be held via Zoom, you are as a starting point, responsible for preparing your equipment (internet, computer, etc.) so that the exam can take place.

You participate in the Zoom exam via computer.

So that the exam can be held satisfactorily, the examiner and censor both have to be able to see and hear you. Therefore, you must have:

  • A computer with built in webcam/external webcam.
  • A good stable internet connection.
  • We also recommend (but it is not a requirement), that you have headphones or a headset, so that the sound quality can be the best possible.

Link to Zoom exam

Absalon’s Educational Services will create links for the online oral exams. You find them under “General material” in WISEflow.

We recommend that you install and use the Zoom-app for PC/Mac/Chromebook, when you have to take part in an online oral exam.
See how here: “Use Zoom in connection with online oral exams (for students)”

Test of equipment before the exam

You should as a minimum two weekdays before the exam, test your sound and picture quality in Zoom via http://zoomtest.pha.dk. If you have problems getting the sound and picture, you can contact Absalon’s helpdesk (helpdesk@pha.dk). Moreover, Digital online offers support for Zoom to examiners, censors and students - see more under guidelines.

The exam

On the exam day, you should get ready in good time before the start of the exam. Follow the guidelines: “Use Zoom in connection with online oral exams (for students)”

Note:

  • There can be delays in connection with the oral exams. You can therefore experience that you have to wait in a “waiting room” before you are admitted into the exam.
  • You have to be able to legitimate yourself at the exam – you do this by showing your driving license/passport or other form of picture legitimation, for example your student card, via the webcam.
  • You should be aware of the emergency procedure (the emergency procedure is described in the guidelines and at the bottom of this document). You should therefore at the start of the exam write down the meeting-ID which the examiner and censor will inform you about. 
Zoom møde-ID i øverste venstre hjørne
  • You should sit alone in a quiet room with good lighting. You can with advantage sit facing or with your side to a window – avoid sitting with your back to a window, as this can have a bad effect upon the light.
    At group exams, more students can sit in the same room. If more students are sitting with their own computer, everyone should wear a headset to avoid sound quality issues.
  • With respect to the emergency procedure, you should before the exam starts send any eventual Powerpoint or other presentation material to the examiner via mail.

When you, the examiner and censor all participate in the Zoom-exam, the exam takes place like a traditional oral exam.  

When the examiner and censor discuss at the end of the exam, you will temporarily be sent into the waiting room. When your evaluation is ready, you will be called back into the Zoom exam again.

When the exam, the evaluation and the feedback are over, you will be sent into the waiting room again and you can close Zoom.

Your exam is not public

Ordinary oral exams are public, which means that you normally are able to invite your friends or others in to observe the exam. To avoid suspicion of cheating, this is waived during Zoom exams. During the exam there must not be anyone other than you present in the room that you are in. You should expect that you will be asked to ”show the room”, so that the censor and examiner can control this.

Recording of the exam

It is not allowed to record the exam or the feedback in connection with the evaluation. If there arises suspicion that you are recording the exam, the exam will be interrupted and you will have used an exam attempt. Furthermore, you will receive a warning that you can be expelled from Absalon if this occurs again.

Suspicion of cheating

If during the exam, there occurs suspicion of cheating, for example if you communicate orally or in writing with others during the exam, the exam will be interrupted and you will have used an exam attempt.

Under the sharpened circumstances, you can be expelled from Absalon for a shorter or longer period. If the exam is interrupted you have used an exam attempt.

Interruption or continuation of the exam due to technical problems

It is important that you do what you can so that the exam can be held without problems.

If the exam due to technical reasons is interrupted and it is not possible to quickly re-establish the connection, you should without any needless delay, follow the emergency procedure.    

The examiner and censor should decide if the exam can continue as an emergency procedure, or if the exam should be postponed or interrupted:

If the exam continues as an emergency procedure (described at the bottom of this document):
  • The exam continues in Zoom as an emergency procedure, where you call to the emergency number (+45 89 88 37 88) and report the meeting-ID.
    The examiner and censor continue to be connected with sound and picture. You participate now only with sound.  
If the exam is postponed to a later time on the same day:
  • The exam is postponed until the other students have been tested that day, as if you came too late for an ordinary oral exam.
If the exam is interrupted:
  • If the examiner and censor asses that the exam cannot continue as an emergency procedure, or that the exam due to other technical reasons cannot continue. The exam must be annulled.
    You have not used an exam attempt.
  • The exam is interrupted, if for example there occurs a long or several technical breakdowns, which disturb the holding of the exam to such a degree that it is not possible to make a correct assessment.
    You have not used an exam attempt.

You will be informed of the decision that is taken.

If you disagree with the decision, you can as per usual submit a complaint.

If the connection breaks down as a result of a countrywide breakdown, the exam is annulled, and you have not used an exam attempt.

Emergency procedure for online oral exam

  1. Call the number: +45 89 88 37 88
  2. Enter the meeting ID (only numbers) that you noted together with the examiner at the start of the exam, continue by pressing  '#’
  3. Press ‘#’ in order to skip the ’Participant ID’ option.
  4. You will know enter the online exam meeting room with audio only from your phone.

Support

If you have technical problems or questions, for example in connection with the installation of Zoom, or the technical holding of the exam, you can contact Absalon DIGITAL helpdesk Monday – Friday from 08:00 – 15.00 (helpdesk@pha.dk or 72 48 11 11).